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Les documents de l'import : qui les émet et quand les fournir

Un dossier se bloque rarement sur le fond. Il se bloque sur une pièce manquante ou sur deux documents qui ne disent pas la même chose. La liste complète, émetteur par émetteur.

Un dossier d'importation se refuse rarement sur le fond. Il se bloque sur une pièce manquante, une incohérence entre deux documents, ou un nom d'importateur qui n'est pas écrit de la même façon sur la facture et sur le connaissement. Voici la liste, avec qui émet quoi et à quel moment le document doit exister.

Les documents commerciaux

• <b>La facture commerciale définitive</b>, émise par le fournisseur. Elle doit porter la description de la marchandise, les quantités, le prix unitaire, l'Incoterm et le lieu convenu, la devise, et les coordonnées exactes de l'acheteur telles qu'elles figureront sur la déclaration.
• <b>La liste de colisage</b>, émise par le fournisseur. Nombre de colis, poids brut et net, dimensions, et contenu par colis. C'est elle qui sert à la visite physique : si elle ne correspond pas au chargement, la visite s'étire.
• <b>Le contrat ou la confirmation de commande</b>, utile pour justifier la valeur et les conditions si la douane les interroge.

Les documents de transport

• <b>Le connaissement maritime</b>, le bill of lading, émis par la compagnie ou son agent. Il vaut titre de la marchandise : sans original, ou sans connaissement express, le consignataire ne délivre pas.
• <b>La lettre de transport aérien</b> pour le fret aérien, ou la lettre de voiture internationale pour un envoi routier.
• <b>L'avis d'arrivée</b>, émis par le consignataire, qui annonce la date d'arrivée et les frais à régler.
• <b>Le bon à délivrer</b>, remis par le consignataire contre règlement des frais de la compagnie et remise du titre de transport.

Les documents d'origine et de régime

• <b>Le certificat d'origine</b>, délivré selon le pays par la chambre de commerce ou l'autorité compétente. Il est indispensable pour revendiquer un taux préférentiel au titre d'un accord de libre-échange ; sans lui, le taux de droit commun s'applique, même si la marchandise vient bien d'un pays partenaire.
• <b>La preuve d'origine propre à l'accord invoqué</b> : les échanges avec l'Union européenne et les pays de l'Association européenne de libre-échange utilisent leurs propres formulaires ou une déclaration d'origine portée sur la facture. Demandez à votre fournisseur de quelle preuve il dispose avant de compter sur la préférence tarifaire.
• <b>L'engagement d'importation</b> ou le titre d'importation selon le régime du produit, domicilié auprès de votre banque et déposé par la voie du guichet unique PortNet.

Les documents de contrôle, selon la marchandise

• <b>Certificat sanitaire ou phytosanitaire</b> pour les produits alimentaires, animaux ou végétaux, avec l'intervention de l'office compétent au point d'entrée.
• <b>Attestation de conformité aux normes</b> pour les produits industriels concernés par un contrôle technique à l'importation.
• <b>Agrément ou autorisation sectorielle</b> pour les équipements de télécommunication, les produits de santé, les cosmétiques et d'autres catégories réglementées.
• <b>Fiche technique et fiche de données de sécurité</b> pour les produits chimiques, souvent demandées pour confirmer le classement tarifaire.

Les documents financiers et d'assurance

• <b>La preuve de paiement ou l'instrument utilisé</b> : avis de virement, remise documentaire, crédit documentaire.
• <b>La police ou le certificat d'assurance transport</b>. Sous un Incoterm où le vendeur n'assure pas, c'est vous qui portez le risque pendant le transport : une absence d'assurance ne se voit que le jour du sinistre.

La règle de cohérence

Faites relire les documents côte à côte avant l'expédition : raison sociale et adresse de l'importateur, description de la marchandise, quantités, poids, nombre de colis, devise et montant doivent concorder d'un document à l'autre. Une description qui dit « pièces détachées » sur la facture et « machine complète » sur le connaissement ouvre une discussion sur le classement tarifaire, et cette discussion se tient alors que le conteneur accumule du magasinage.

Et la conservation

Le dossier ne s'archive pas pour la forme. La déclaration, les quittances de droits et taxes, les factures et les documents de transport peuvent être demandés lors d'un contrôle postérieur au dédouanement. Un dossier numérisé et classé par numéro de déclaration vous coûte une heure par import et vous en économise beaucoup le jour d'un contrôle.

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